De vakreferent : een onmisbare schakel in de toenemende informatiestroom

door: Trix Bakker

"Librarians are going to have to become familiar with HTML, for example; at the same time, they must not be afraid 'to speak for the book with confidence'. If we are to remain central to the system of scholarly resources and information, we can neither 'wait for stability nor achieve perfection'. Like a river pilot, we can approach our task with a spirit of adventure and a willingness to take risks." (Taylor, 1996, p. 164)1

"The primary function of the library is not so much to provide access to information, as it is rather to reduce the amount of time needed by local clients to gain such access." (Atkinson, 1991, p. 38)2


Collectievorming in een elektronische omgeving

De laatste vijf jaar is er veel veranderd in de wijze van collectievorming in wetenschappelijke bibliotheken. De belangrijkste factor die deze veranderingen teweeg brengt zijn de ontwikkelingen in de informatietechnologie. De communicatiemiddelen, de snelheid van communicatie, de processen van registreren, opslaan en verspreiden van informatie zijn dermate verbeterd dat activiteiten op het gebied van collectievorming worden uitgebreid. Bibliotheken kunnen niet meer volstaan met aanschaffen, abonneren of in licentie nemen voor de eigen gebruikersgroep. Zij moeten daarnaast de toegang tot het veelzijdige en veelvormige aanbod van informatie op een gebruikersvriendelijke wijze organiseren en structureren, en op verzoek kunnen leveren tegen een redelijke prijs. De collectie bevindt zich dus niet meer alleen tussen vier muren, maar biedt toegang tot vele andere informatiebronnen: 'van collectie naar connectie'.

Deze ontwikkelingen gaan evenwel gepaard met onvoldoende financiële middelen. De enorme toename aan informatie, de jaarlijkse prijsstijgingen en de toenemende en meer gedifferentieerde vraag maken collectievorming tot een complex proces, waarbij planning een steeds grotere plaats inneemt. Dit komt beter tot uitdrukking in de meer omvattende term collectiemanagement 3,4. De toename van gedrukte informatie wordt vooral veroorzaakt door de sterke schaalvergroting en publicatiedwang bij de wetenschappelijke instellingen. De prijzen van tijdschriften stijgen gemiddeld 10-12% en die van boeken 6 à 7% per jaar. Dit leidt jaarlijks tot opzeggingen van tijdschriftenabonnementen en een afname van het aantal boeken dat wordt aangeschaft. De grote uitgevers gaan er bovendien steeds meer toe over hun tijdschriften ook elektronisch aan te bieden wat opnieuw een prijsverhoging betekent van 10-40%. Een belangrijke bron van informatie over o.a. de prijsproblematiek is de Newsletter on Serials Pricing Issues. Bibliotheken kunnen - soms via een speciale licentie - deze tijdschriften full text aan de gebruikers aanbieden. Om geld hiervoor vrij te maken zullen evenwel nog meer tijdschriften moeten worden opgezegd. De hoeveelheid elektronische informatie neemt ook enorm toe: op diskettes, cd-roms, magneetbanden, on-line bestanden, on-line publiekscatalogi (OPCs) en op het meest dynamische veld van het Internet: het World Wide Web (WWW). Elektronische tijdschriften zijn via het Internet voor een groot deel gratis toegankelijk en beschikbaar. Een goed overzicht wordt geboden door de goed bijgehouden Directory of Scholarly and Professional E-Conferences. Voor nieuwe wetenschappelijke elektronische tijdschriften en nieuwsbrieven is NewJour een onmisbare bron. Je kunt je hierop abonneren en zelf een nieuw elektronisch tijdschrift of nieuwbrief aanmelden. In NewJour worden dagelijks nieuwe wetenschappelijke elektronische tijdschriften en nieuwsbrieven aangemeld en beschreven.

Er is sprake van een financiële crisis wanneer bibliotheken, zoals vanouds, gedrukt materiaal op hetzelfde niveau blijven aanschaffen voor de lokale collectie en tegelijkertijd nieuwe elektronische bronnen willen aanbieden. Dit zijn onder andere elektronische tijdschriftartikelen die via commerciële documentleveranciers geleverd worden en, in toenemende mate, elektronische toegang tot externe primaire, secundaire en tertiaire informatiebronnen5. De beperkte budgetten laten dit niet toe, want toegang tot externe elektronische bronnen brengt doorgaans extra kosten met zich mee. Vakreferenten zullen harde keuzen moeten maken om de crisis het hoofd te bieden. Om verantwoord beslissingen te kunnen nemen zullen de gebruikersbehoeften en het gebruik van de collecties regelmatig getoetst moeten worden. Het resultaat kan zijn dat er (nog) meer tijdschriften moeten worden opgezegd en minder boeken worden aangeschaft in bepaalde vakgebieden, afhankelijk van de specifieke behoeften in deze vakgebieden. Het gaat erom een juiste balans te vinden om de aanschaf van gedrukt en elektronisch materiaal, en toegangs- en licentiekosten te kunnen financieren. Deze benadering vereist eerder een mentale dan rationele omslag bij de vakreferenten. Elektronische bronnen zullen in toenemende mate deel uitmaken van collectiemanagement. Dit vraagt om een ander of uitgebreider collectiebeleid, waarin zowel het beleid wordt uiteengezet ten aanzien van gedrukt materiaal, als van elektronische informatiebronnen. Naast de fysieke bibliotheek moet de zogenaamde virtuele bibliotheek worden vormgegeven: van 'zelf-genoegzame' naar 'virtuele' bibliotheek. Voor de Nederlandse situatie wordt dit geschetst in het rapport De grensverleggende bibliotheek. De belangrijkste reden waarom bibliotheken ernst dienen te maken met de ontwikkeling van de virtuele bibliotheek is dat wetenschappers en studenten in toenemende mate verwachten dat informatiebronnen vanaf hun werk- of studieplek digitaal oproepbaar zijn. Het interbibliothecair leenverkeer (IBL) en leverantie van elektronische documenten zijn niet langer een ad hoc aanvulling op de collecties, maar een integrale component van collectiemanagement. Samenwerking met andere bibliotheken is essentieel om de kwaliteit van de dienstverlening tegen aanvaardbare kosten te kunnen handhaven. Vormen van samenwerking op het gebied van de collecties zijn onder andere:

In deze tijd van krappe budgetten gaat het erom deze zo efficiënt mogelijk te besteden. De slogan 'doe meer met minder' kan leiden tot de volgende 'oplossingen':


De centrale rol van selectie in collectievorming

Wetenschappelijke bibliotheekcollecties komen tot stand door het selecteren van bepaalde items vanuit een wereldwijd aanbod van informatie met het oog op de behoeften van de primaire gebruikersgroep: de studenten en de wetenschappelijke onderzoekers. Selecteren is een belangrijk onderdeel van het proces van collectiemanagement. Het gaat er niet alleen om datgene te selecteren wat al dan niet wordt aangeschaft en - in geval van on-line elektronische informatiebronnen - de toegang toe geregeld wordt, maar ook wat uit de collectie mag verdwijnen ('opschonen') en wat al dan niet bewaard moet blijven. Selectie is in feite de praktische uitvoering van het beleidsplan voor de collectievorming. Hierin wordt ondermeer uiteengezet op welke vakgebieden, op welke niveaus, in welke talen, voor welke gebruikersgroepen, welke typen bronnen de bibliotheek de komende jaren zal aanschaffen en - al dan niet tegen betaling - toegang toe zal bieden, hoe de beschikbare financiële middelen over de vakgebieden verdeeld zullen worden en welke relaties de bibliotheek onderhoudt met andere bibliotheken. Het beleidsplan is gebaseerd op de specifieke collectiedoeleinden en -prioriteiten van de bibliotheek. Regulier overleg met de primaire gebruikersgroep is essentieel omdat een beleidsplan tijd- en situatiegebonden is. De beleidsplannen moeten dan ook regelmatig worden bijgesteld om veranderingen in onderwijs- en onderzoek, in de financiële situatie, in informatiebehoeften, in samenwerkingsovereenkomsten en dergelijke te verdisconteren.

Selecteren is een van de kerntaken van vakreferenten. Deze taak is uitgebreid tot het selecteren van elektronische informatiebronnen die in verschillende vormen worden aangeboden. Selecteren is hierdoor nog essentiëler geworden vanwege de diverse typen elektronische informatiebronnen waarvan de kwaliteitscontrole vaak te wensen overlaat. Het is van belang van te voren voor elk type elektronische informatiebron kwalitatieve criteria vast te leggen op grond waarvan de bron al dan niet geselecteerd wordt. Selecteren is een arbeidsintensief proces, omdat vaak ten aanzien van ieder item afzonderlijk een beslissing genomen moet worden. Kwalificaties van een goede vakreferent zijn:

Een vakreferent die aan deze kwalificaties voldoet, ofwel, een vakspecialist - een 'expert' of informatiespecialist - zal zijn werk aanzienlijke sneller en kwalitatief beter doen dan een IDM-er (voorheen BDI-er). Een goede collectie komt zeker niet tot stand door vervanging van vakreferenten door IDM-ers ('vakreferenten zijn te duur') en automatisering van het selectieproces (in de vorm van standing orders en blanket orders). Hierdoor worden veel items zonder veel inspanning verworven, maar er zullen ook items bij zitten die nooit gebruikt zullen worden. Bij krappe budgetten is het noodzakelijk dat die items aangeschaft worden, die ook werkelijk gebruikt worden. Wanneer boeken ten onrechte worden aangeschaft (overselection) is dit kwalijker - gaat ten koste van boeken waar wel vraag naar is en nemen (schaarse) magazijnruimte in beslag - dan boeken die niet zijn aangeschaft (underselection), want deze kunnen via het IBL worden geleverd (8). Dit vraagt om vakspecialisten die met weinig geld een kwalitatief goede collectie weten samen te stellen waar veel gebruikers baat bij hebben. In tegenstelling tot standing en blanket orders kunnen bibliotheken veel baat hebben bij een approval plan. Dit is een contractuele verbintenis tussen een leverancier en de bibliotheek op grond van een gedetailleerd collectievormingsprofiel, opgesteld door de vakreferent die verantwoordelijk is voor één of meer vakgebieden. Een goed werkend approval plan staat garant voor 80% van de nieuwe aanwas. De overige 20% betreft de meer specialistische titels waar de vakreferent zijn/haar specifieke kanalen voor aanboort. Wereldwijd zijn er een aantal leveranciers die veel ervaring hebben met approval plans met name Harrassowitz en Yankee Book Peddler.
De voordelen van approval plans zijn: snelheid van levering, kostenbesparend (kortingen van 15-20%), continuïteit (bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van een vakreferent of in geval van een vacature) en tijdsbesparing op termijn (in de beginfase vergt het ontwikkelen van een gedetailleerd CvP veel tijd), waardoor er tijd vrij komt voor het opsporen van gratis toegankelijke Internetbronnen of via licenties te kopen toegang tot online bestanden, informatie-op-maat dienstverlening, maken van webpagina´s, volgen/geven van cursussen, gebruikersinstructies e.d. Beslissingen omtrent aanschaf, in abonnement of licentie nemen, of toegang tot elektronische informatiebronnen neemt de vakreferent doorgaans niet alleen, maar in overleg met collega's, bijvoorbeeld in de vorm van een commissie met medewerkers uit verschillende afdelingen van de bibliotheek en in toenemende mate in samenwerking met andere wetenschappelijke bibliotheken (bibliotheekconsortium als onderhandelaar over licenties met uitgevers).

De huidige vraag heeft de hoogste prioriteit

Voordat men overgaat tot selectie van elektronische informatie is het van belang dat eerst wordt nagegaan wat de behoeften van de gebruikers zijn, ofwel: hoe, waarom en waarvoor zij elektronische informatie gebruiken. Persoonlijk contact is essentieel om informatiebehoeften te identificeren, de gebruiker te wijzen op de diverse informatiebronnen en hoe deze geraadpleegd of gebruikt kunnen worden. Gebruikersinstructies zijn niet meer weg te denken uit de bibliotheek. Vakreferenten ontwikkelen en geven cursussen, of zij worden hierbij betrokken door de informatie-afdeling van de bibliotheek. Het is ook zaak gebruikers in een vroeg stadium in te schakelen bij het uittesten van nieuwe media of commerciële documentleveranciers. De meeste leveranciers willen maar al te graag hun nieuwe produkten gedurende een proefperiode of pilot project begeleiden. Hier hebben zowel de potentiële gebruikers als de vakreferenten baat bij. Het vereenvoudigt de besluitvorming voor de vakreferenten, want zo krijgen zij meer zicht op wat de gebruikers van belang vinden en of het gebodene al dan niet voldoet aan de verwachtingen. Wanneer gebruikers niet ingeschakeld worden in deze cruciale periode en bibliotheken allerlei verplichtingen aangaan bij commerciële documentleveranciers, dan kan het resultaat zijn dat gebruikers niet veel gebruik maken van deze diensten en hun heil elders zoeken. Een ander punt van aandacht, naast de vraag naar bepaalde informatie (de inhoud), is de wijze waarop de informatie te verkrijgen is (de 'verpakking'). De verpakking heeft namelijk invloed op de wijze waarop de inhoud overkomt. Een elektronische tekst met veel hypertext links leest anders dan een boek. Wanneer een bepaalde informatiebron op verschillende media verkrijgbaar is, dan dienen vakreferenten gebruikers hierop te attenderen. Niet iedereen is gecharmeerd van een 'hyperlinked' tekst en verkiest het gedrukte artikel om dit in alle rust te kunnen lezen. Hypertekst leidt vaak af door de links naar soms geheel afwijkende informatie die niets te maken lijkt te hebben met de tekst van waaruit men vertrok.

Specifieke kennis en vaardigheden

De fysieke collectie is dus niet langer de essentie van wat een bibliotheek te bieden heeft. Het actief toegang verschaffen tot het wereldwijde aanbod van informatiebronnen - waar de eigen collectie een onderdeel van uit maakt - is hiervoor in de plaats gekomen. 'De bibliotheek als toegangspoort tot informatie'. De complexiteit van toegang tot elektronische produkten betekent voor de vakreferent wat betreft selectie-activiteiten een aanzienlijke taakverzwaring8. Hij/zij moet niet alleen de inhoud en het medium beoordelen, maar ook de toegang, aanschaf- of licentie-opties, archivering, feed back van gebruikers in de testfase en de verschillende kosten verdisconteren. Bovendien moet hij/zij overleg plegen met de informatie- en automatiseringsafdeling om er zeker van te zijn dat het produkt ook werkelijk op een gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk zal zijn en te integreren is in de lokale netwerkomgeving. Technologie en toegangsopties zijn uniek voor iedere bibliotheek, daarom moet de vakreferent nauw samenwerken met de technische staf.

Een tijdrovende aangelegenheid zijn ook de licenties. De vakreferent moet vooral letten op wat er onder 'gebruiker' verstaan wordt (bijvoorbeeld 'een bepaald aantal simultane geregistreerde gebruikers van de bibliotheek'), wat de gebruiksrechten en -beperkingen zijn (bijvoorbeeld 'er mogen een beperkt aantal kopieën gemaakt worden') en wat de contractuele verplichtingen (bijvoorbeeld 'oudere cd-roms moeten worden teruggestuurd') en boetes zijn. Toegang wordt vaak beperkt tot het lokale netwerk, ondanks de reclameboodschappen van free networking. Vakreferenten moeten zeer op hun hoede zijn en de licentie pas ondertekenen wanneer het produkt voldoet aan zowel de technologische als de gebruikseisen. Dit betekent dat er soms stevig onderhandeld moet worden om de oorspronkelijke restricties open te breken en een prijs vast te stellen. Licentie-overeenkomsten verschillen niet alleen per bibliotheek, maar ook per produkt en producent. De problematiek van het taalgebruik in de vaak complexe en uitvoerige licentie-overeenkomsten kost de vakreferent veel hoofdbrekens. De web-site Liblicense biedt wellicht uitkomst, want hier vindt men verklaringen van de termen en uitleg over diverse overeenkomsten.

Selectiecriteria zijn voor elk elektronisch produkt (cd-rom, lokale database, externe database en WWW-site) anders. Voor het beoordelen van de inhoud van een nieuw produkt is een proefperiode van een maand het meest gebruikelijk. Wanneer dit een elektronische versie van een gedrukt produkt betreft, hoeft deze niet per se dezelfde inhoud te hebben. Dit wordt echter meestal niet duidelijk uit de brochures en vereist dat het produkt goed bekeken wordt. Dit is mogelijk wanneer een proefexemplaar het produkt zelf betreft en niet slechts een klein deel van de database. De zoeksoftware kan dan evenmin getest worden. Tijdens de proefperiode moet ook de gebruiksvriendelijkheid en snelheid getest kunnen worden. Cruciaal voor de selectie is compatibiliteit met andere software en apparatuur in de bibliotheek, ofwel of het produkt 'draait' in het netwerk. Een bijkomende factor is dat soms één enkele database (bijvoorbeeld ERIC) in verschillende versies (cd-rom, on-line) door meerdere leveranciers (o.a. SilverPlatter, EBSCO, DIALOG) op de markt wordt gebracht met verschillende zoeksoftware. De voorkeur gaat in dit geval wellicht uit naar dat produkt waar men - qua gebruikersinterface - het meest vertrouwd mee is.

Om de inhoud en het gebruiksgemak te beoordelen, moet de vakreferent zich vaak veel inspanning getroosten om de verschillende toegangsmethoden van de verschillende produkten onder de knie te krijgen. Toegang tot elektronische produkten is niet altijd eenvoudig en vereist vaak een enige technische kennis (client server technologie, Z39.50, grafische gebruikersinterfaces e.d.). Vakreferenten moeten ook vragen stellen over produktondersteuning en updates van de data. Voor updates is er vaak meer opslagruimte nodig op de server en/of nieuwe zoeksoftware. De technische staf zal hierover moeten worden geraadpleegd. Tijdens de evaluatie van de elektronische produkten moet ook de interface beoordeeld worden op gebruik(ers)vriendelijkheid. Er kan echter een groot verschil in gebruiksvriendelijkheid zijn tussen stand alone en netwerk versies van hetzelfde produkt. Wanneer een inhoudelijk goed produkt moeilijk en langzaam in het gebruik is, dan kan het beter niet aangeschaft of de toegang toe geregeld worden.

Een belangrijk punt is ook de archivering van elektronische bronnen met het oog op gegarandeerde toegang. Database producenten of uitgevers zullen elektronische informatie slechts bewaren zo lang dit economische waarde heeft (3-5 jaar). Het opslaan en onderhouden van grote databestanden is echter een kostbare aangelegenheid. Zolang het niet zeker is of elektronische informatie gegarandeerd beschikbaar blijft, zullen bibliotheken gedrukte uitgaven, microfiches of kopieën van data blijven aanschaffen.

Het Internet : een uitdaging voor vakreferenten

Internet wordt al jaren gebruikt als communicatiemiddel door middel van email en discussielijsten. Een omvangrijke directory van Internet discussielijsten is TILE.NET/LISTS : The Reference to Internet Discussion & Information Lists9. Inmiddels is het Internet niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk van vakreferenten. Het biedt de gebruiker direct toegang tot een overdaad aan informatie. De hoeveelheid informatie en de verschillende vormen waarin dit wordt aangeboden is voor de gebruiker echter vaak verwarrend en overweldigend. Waar moet hij beginnen en wat heeft hij werkelijk nodig? Hier ligt duidelijk een taak voor vakreferenten, namelijk het identificeren, selecteren en ontsluiten van relevante informatiebronnen. Criteria voor het evalueren van Internetbronnen krijgt in de literatuur veel aandacht. De World Wide Web browsers Netscape en Microsoft Internet Explorer vergemakkelijken de toegang tot het Net. Bovendien komen er regelmatig nieuwe zoekinstrumenten bij waarmee men steeds gerichter kan zoeken. Een pagina van NL-menu biedt een actuele verzameling zoekinstrumenten. Sommige vakreferenten volgen een cursus HTML om een web-pagina voor hun bibliotheek te maken en te onderhouden. Op deze pagina's worden naast algemene informatie over de bibliotheek en een catalogustoegang, collectiebeschrijvingen, persoonlijke selecties van elektronische bronnen, elektronische publicaties en dergelijke ondergebracht. Zo zijn voor een aantal vakken die aan de Universiteit van Amsterdam gedoceerd worden door vakreferenten van de Universiteitsbibliotheek web-pagina's samengesteld met relevante Internetbronnen voor die betreffende vakgebieden. Deze web-pagina's kunnen weer dienen als startpunt voor een zoektocht op Internet. In landelijk verband werken acht wetenschappelijke bibliotheken samen aan de opbouw van een WWW-dienst voor de selectie en ontsluiting relevante Internetbronnen voor een wetenschappelijke doelgroep: studenten en wetenschappelijk onderzoekers. Vakreferenten beschrijven en ontsluiten de geselecteerde bronnen op onderwerp via de Nederlandse Basisclassificatie. Vervolgens worden deze na goedkeuring door een lokale redactie ondergebracht in DutchESS, Dutch Electronic Subject Service10,11,12. De selectie van bronnen vindt in principe plaats op basis van kwaliteitscriteria. Deze komen grotendeels overeen met selectiecriteria voor gedrukt materiaal: wetenschappelijke kwaliteit, relevant voor onderwijs en onderzoek, beantwoordend aan de (potentiële) vraag en/of passend in het collectievormingsprofiel van de eigen instelling. Daarnaast zijn er specifieke criteria ontwikkeld, zoals: de uitgevende/verantwoordelijke instantie (academische instelling, commerciële instantie, privépersoon), status van de bron (hobby, officiële publicatie), bibliografische inhoudelijke eenheid, structuur en presentatie van de bron, en actualiteit. Het selecteren van Internetbronnen is een tijdrovende aangelegenheid vanwege de overstelpende hoeveelheid van divers materiaal dat wordt aangeboden. Daarom is het van belang dat de landelijke samenwerking wordt uitgebreid om gezamenlijk uit deze overvloed waardevolle informatie te filteren. Ter ondersteuning hiervan is de online cursus Internet Detective ontwikkeld in het door de EC gefinancierde DESIRE project. Het is een interactieve cursus om de kwaliteit van informatie op het Internet te leren beoordelen 13. Specifiek per vakgebied zijn er interactieve cursussen voor studenten, docenten en onderzoekers ontwikkeld door het Resource Discovery Network (RDN). Het RDN is een coöperatief netwerk van subject gateways in Groot-Brittannië, dat evenals DutchESS het selectiebeleid op de in het DESIRE-project ontwikkelde criteria baseert. Per vakgebied worden de belangrijkste bronnen, zoekstrategieën en kwaliteitscriteria besproken, en elk item gaat vergezeld van een oefening.

Het Internet biedt veel secundaire en tertiaire informatie, maar geleidelijk aan worden er ook primaire bronnen aangeboden, waarvan een groot aantal gratis toegankelijk is. Door de bibliotheek van de universiteit van Houston (VS) bijvoorbeeld wordt de web-site Scholarly Journals Distributed via the World Wide Web onderhouden met uitsluitend gratis toegankelijke engelstalige wetenschappelijke tijdschriften. Er is ook een mooie web-pagina voor duizenden gratis elektronische boeken, The On-line Books Page. Het Internet biedt ook toegang tot gidsen waaruit - gedrukte - boeken geselecteerd en zelfs direct besteld kunnen worden. Bijvoorbeeld het BoekenWeb, een web-pagina van met name Nederlandse uitgevers met besprekingen van de nieuwste titels en vertalingen op het gebied van literatuur. De Amerikaanse web-site BookWire biedt gedetailleerde informatie over duizenden engelstalige boektitels en links naar web-sites met boekbesprekingen, o.a. de The Boston Book Review. Een heel omvangrijke web-site is Amazon.com met links naar web-pagina's met boekbesprekingen en bij aankoop kortingen van 20-40%! Op het gebied van bibliotheek- en informatiemanagement verschijnen er eens per maand besprekingen van relevante web sites op de server van Library Link, een online discussie forum voor informatiespecialisten. Een door bibliothecarissen samengestelde web-pagina is AcqWeb's Directory of Book Reviews on the Web. Deze uitgebreide pagina biedt links naar boekbesprekingen op velerlei vakgebieden, maar ook naar fictie en kinderboeken, en links naar besprekingen of evaluaties van Internetbronnen. Wat dit laatste betreft, is de Rubriek: 01.40 algemene bronnenverzamelingen in DutchESS aan te bevelen. Met name de sites The Argus Clearinghouse, BUBL Information Service, Directory of Network Resources en Pinakes. Daarnaast bieden de wekelijks verschijnende elektronische nieuwsbrieven van Free pint, het Internet Scout project en van de Librarians' Index to the Internet vakreferenten een goede ingang om relevante en kwalitatief goede Internetbronnen op hun eigen vakgebied op te sporen en te ontsluiten.

Conclusie

Informatietechnologie brengt grote veranderingen teweeg in bibliotheken vooral op het organisatorische vlak. De veranderende communicatiepatronen doorbreken alle scheidslijnen. Bibliotheken kunnen niet langer volstaan met strikte functionele afbakeningen en zelf-genoegzaamheid. Samenwerking is het parool, niet alleen in de bibliotheek in de vorm van projectgroepen en commissies met medewerkers uit verschillende afdelingen, maar ook met andere bibliotheken, uitgevers en (commerciële) documentleverantiediensten. In plaats van informatieverzamelaars worden bibliotheken informatiebemiddelaars. Zij bieden de gebruiker via de netwerken toegang tot een veelheid van informatiebronnen en -diensten. Collectiemanagement richt zich op het actief aanbieden van al dan niet elektronische informatie aan de gebruiker. Meer dan voorheen wordt rekening gehouden met de wensen en behoeften van de primaire gebruikersgroep. Meer en meer zullen bibliotheekdiensten in het onderwijsproces worden geïntegreerd. Voor vakreferenten betekent dit dat zij zich breder moeten oriënteren en zich ontwikkelen tot informatiespecialisten. Het is hun taak het grote en gevarieerde aanbod aan informatie via de netwerken zodanig te structureren dat de gebruiker snel over de informatie die hij op dat moment nodig heeft kan beschikken, en wel tegen een redelijke (kostendekkende) prijs. Bovendien kunnen zij de gebruiker wegwijs maken in de informatiejungle door een bijdrage te leveren aan bibliotheekinstructies in het onderwijs, door de interactiviteit te versterken bij het raadplegen van wetenschappelijke informatie en het versterken van persoonlijke attendering. De informatiebemiddelende en navigerende rol van de vakreferent is meer dan ooit onmisbaar. De verschillende typen informatiebronnen maken hun werk gecompliceerder en vragen andere vaardigheden, waarvoor zij zo nodig cursussen volgen. Vakreferenten moeten zowel vakspecialisten zijn als goed kunnen omgaan met het instrumentarium en de daarbij behorende software. Bovendien moeten zij goed kunnen onderhandelen om tot bevredigende licentie-overeenkomsten te komen. Om verantwoorde aanschafbeslissingen te kunnen nemen, is het van belang dat vakreferenten het gebruik van de collecties regelmatig toetsen om goed zicht te houden op welke titels tot de kerncollectie behoren en welke wellicht beter via het IBL of documentleverantie verkregen kunnen worden. Vakreferenten dienen dan ook goed bekend te zijn met de mogelijkheden en beperkingen van het IBL en van de (commerciële) documentleverantiediensten, want deze spelen een steeds belangrijker rol in de aanschafbeslissingen voor de lokale collectie. Wanneer materiaal elders beschikbaar is en het IBL en de documentleverantie goed (snel en eenvoudig) functioneert, dan maakt het voor de gebruiker niet (veel) uit dat de lokale bibliotheek het gewenste materiaal niet in de collectie heeft. Samenwerking op het gebied van collectievorming in de vorm van afstemming of coördinatie van de collectievorming heeft dan wel degelijk zin en maakt terecht onderdeel uit van het takenpakket van de vakreferent.
Kortom: alle genoemde factoren maken het werk van de vakreferent er niet eenvoudiger op, maar wie open staat voor de nieuwe ontwikkelingen zal dit eerder als een uitdaging dan een last ervaren.

Noten & literatuur

  1. Taylor, M. The shape of the river: collection development in an age of change. Library acquisitions: practice & theory, 20(1996)2, p.164-165.
  2. Atkinson, R. The conditions of collection development. In: Collection management: a new treatise / ed. by Charles B. Osburn and Ross Atkinson. Greenwich, CT : JAI Press, 1991, p. 29-48. (Foundations in library and information science ; vol. 26)
  3. Bakker, T., Collectiemanagement in bibliotheken. In: Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief / onder red. van G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Alphen aan den Rijn : Samsom, maart 2001. IV D 100, 1-39. (geh. herz. tekst van 1996)
  4. Bakker, T. De toenemende complexiteit van collectiemanagement. Informatie Professional, 1(1997)7/8, p. 16-19. Er is ook een meer uitvoerige en actueel gehouden elektronische versie van deze tekst.
  5. Primaire informatie: tekst (onderzoeks- en congresverslagen, boeken, tijdschriften en artikelen), stilstaand beeld (images), bewegend beeld (video), geluid (audio), multimedia, en software. Secundaire informatie: catalogi (OPCs), bibliografieën (referenties van gedrukte en elektronische informatiebronnen) en gidsen. Tertiaire informatie: bibliografieën van bibliografieën.
  6. Witte raven in actie. Rapportage door de commissie Hovy van een gezamenlijke proef met boekselectie bij de WSF-bibliotheken. Deventer : Stichting Samenwerkingsverband Bibliotheken met wetenschappelijke Steunfunctie, 1996, 89 p. (WSF-cahier ; 22)
  7. Carrigan, D.P. Collection development-evaluation. The journal of academic librarianship, (1996), p. 273-278.
  8. Davis, T.L. The evolution of selection activities for electronic resources. Library trends, 45(1997)3, p. 391-402.
  9. Voor vakreferenten zijn vooral twee discussielijsten van belang: COLLDV-L (lijstadres: colldv-l@usc.edu; serveradres: listproc@usc.edu) en ACQNET (lijstadres: acqnet-l@listserv.appstate.edu; serveradres: listserv@listserv.appstate.edu). Voor licentieproblematiek: LIBLICENSE-L (lijstadres: liblicense-l@lists.yale.edu; serveradres: listproc@pantheon.yale.edu).
  10. Peereboom, M. 'What's cool?'. De rol van bibliotheken in de ontsluiting van het Internet. Login, (1996)1, p. 1-5.
  11. Peereboom, M. Dwerg tussen reuzen? Informatie Professional, 1(1997)3, p. 15-18.
  12. Peereboom, M. DutchESS, Dutch Electronic Subjest Service : a Dutch national collaborative effort. Online & CDROM review : the international journal of online, optical and networked information, 24 (2000) 1, p. 46-48.
  13. Peereboom, M. Speuren naar kwaliteit met Internet Detective. Informatie Professional, 4(2000)9, p. 27-29.

Bijgewerkt Januari 2002